شروط الالتحاق بالدراسة :

1. أن يكون حاصلاً على دراسة مساعد مفوض تنمية القيادات  أو مساعد قائد تدريب بتقدير    لا يقل عن ( جيد جدا ) قبل سنتين على الأقل من بداية الدراسة   .

2. أن يكون المرشح قد شارك ( أساسيا أو متطوعا ) ضمن هيئة التدريب في دراسة أو أكثر بعد حصوله على شارة مساعد مفوض أو مساعد قائد التدريب.

3.      أن يكون المرشح قد قام بعمل اثنين من الأمور الآتية:

-         ساعد في تقديم توجيهات لبحثين من بحوث الدراسات النظرية للشارة الخشبية.

-         قدم ورقة عمل حول تجربة رائدة له في مجال التدريب.

-         تابع أحد قادة الوحدات خلال فترة زمنية معينة وقدم تقريرا مكتوبا للمشرف الكشفي في  قطاعه / إدارته .

-         قدم بحثا حول إحدى قضايا أو مشكلات التأهيل القيادي بالجمعية .

4.       أن يقدم مشروعين شخصيين وفق ما ذكر سابقا.

5-ان يكون المرشح عضوا بالجمعية ومن المسددين للرسوم .

هيئة التدريب والمشاركون:

 المتدربون :

عـد د (50) متدرب يتم ترشحيهم من القطاعات الكشفية وممن تنطبق عليهم الشروط ومن المسددين للرسوم  مع استضافة متدريب من كل جمعية كشفية خليجية.

تعليمات عامة :

الإدارة المستضيفة :

    1   ــ  تقوم ادارة التربية والتعليم بمحافظة سراة عبيدة القطاع المستضيف للمناسبة بترشيح المسؤولين عن الشؤون الإدارية .       

2 - يقوم القطاع المستضيف للمناسبة بفتح باب التطوع للقادة  المسجلين في الجمعية الراغبين في التدريب   بحيث لا يزيد عن ثلاثة من مختلف القطاعات الكشفية .

3. يقوم القطاع بالتنسيق مع قائد الدراسة حول مراجعة تعليمات الدراسة والاستفادة من دليل التأهيل القيادي وتشعر الجهات المشاركة بالتعليمات والشروط والمتطلبات , وموقع الدراسة وأرقام هواتف الاتصال وموعد تسجيل المتدربين وحفل الافتتاح واستلام استمارات المشاركين .

4.      تهيئة جميع الامكانات اللازمة لإنجاح الدراسة وتحقيق أهدافها.

5. تكليف : قائدا للمشتريات , وقائدا للتغذية والعهد , وقائدا للسكرتارية والتوثيق , وسائقاً مع سيارته ِ, ومستخدم.

6. يتم  تأمين احتياجات الدراسة وفق المخصص وطبقا لعدد المشاركين , ويمكن المناقلة بين البنود عند الحاجة على أن لا يتجاوز المنصرف إجمالي المعتمد ويعاد الوفر إلى حساب جمعية الكشافة .

7.      يكلف العاملون في هيئة التدريب والقيادة وإدارة الدراسة لمدة سبعة أيام وفق لائحة المكافآت في الجمعية .

8. يكلف محاسب الجمعية بإعداد مسيرات المكلفين في الدراسة وتسليم مستحقاتهم والإشراف على مستندات الصرف وتسديد عهد الدراسة وتحصيل استحقاقات الصندوق الكشفي.

9. يقوم مفوض تنمية القيادات بزيارة الدراسة للوقوف على التنفيذ واستطلاع آراء المشاركين ويقدم تقريراً فنياً عن هذا الدراسات إلى مساعد الأمين العام للشؤون الفنية .

10. المشاركون من المتخصصين من غير المكلفين بالدراسة إذا كانوا قادة كشفين يجب أن يكونوا أعضاء في الصندوق الكشفي أو أن يتم تسجيل عضويتهم.

القطاعات المشاركة :

1. ترشيح أسماء من تنطبق عليهم شروط الدراسة المتقدمة لقادة الوحدات الكشفية من دليل تنفيذ سياسة تنمية القيادات في الجمعية  وفق الأعداد المحددة وإرسالها إلى مقر الدراسة على أن يكونوا  من المسجلين بالجمعية .

2. أركاب مرشحيها على حسابها  وفق الامر السامي الكريم رقم 3788/ب/3 وتاريخ 2/8/1424هـ إلى مكان إقامة الدراسة مرجعا .

3. إشعار مرشحيها بتعليمات الدراسية وكل ما يرد بخصوصها وتوجيههم بضرورة اصطحاب صورة من شهادة الشارة الخشبية مع الأصل للمطابقة أو صورة مصدقة .

قائد الدراسة :

-استلام السلفة وتوجيه قائد المشتريات بتسديدها مع تقريرمالي مفصل في موعد أقصاه شهر من تاريخ إقامة الدراسة .

-الاتصال بمفوض تنمية القيادات بالجمعية والتنسيق معه حول الدراسة ومتطلباتها.

-الاتصال بالإدارة العامة للتربية والتعليم في المنطقة المستضيفة للدراسية , والتنسيق معها حول موقع  الدراسة , وموعد الافتتاح وتعليمات الدراسة , والأدوات المراد تأمينها.

-العمل بما جاء في نظام التأهيل القيادي الكشفي بالإضافة لما يراه قائد الدراسة وهيئة التدريب بشرط أن لا يكون ضمن محتوى دراسة تليها , والتأكد من استيفاء المتدربين لشروط الدراسة .

-الاتصال بجميع أعضاء هيئة التدريب في الدراسة والتنسيق معهم حول توزيع الجلسات التدريبية والموضوعات وطريقة إدارة الدراسة قبل موعد الدراسة بوقت كاف.

-يستخدم المدربين طرق التدريب الحديثة في استخدام الحاسب الآلي وبرامجها المتنوعة بالاضافة الا التقنيات الحديثةبواسطة الوسائط الالكترونية وغيرها , بالإضافة إلى  إعداد محتويات الدراسة على قرص (CD-R) بالوورد Microsoft Word  ,مع الأخذ في الاعتبار التنوع في  وسائل وطرق التدريب.

-رفع تقرير فني مفصل إلى جمعية الكشافة (بمدة لا تتجاوز أسبوعين من نهاية الدراسة ) يحتوي على المعلومات الآتية :

-برنامج الدراسة والنماذج التي توضح سير البرنامج , واسماء المشاركين من المدربين والقادة المتطوعين والمتدربين , مع توضيح عناوينهم البريدية وأرقام هواتفهم المحمولة والثابتة .

-قوائم بأسماء المتدربين رباعية وقطاعاتهم التي أرسلتهم ونتائجهم في الدراسة (في بيان واحد مختوم وموقع من جميع قيادات التدريب)

-تقييم فني من قائد الدراسة للمدربين .

-خلاصة التقويم العام للدراسة مبينا أبرز الإيجابيات والسلبيات ومقترحات لتطوير مثل هذا النوع من الدراسات .

-استمارات المشاركين تكون في ملف خاص.

-يكون التقرير مطبوعاً على ورق عادي , ويرفق نسخة منه مطبوعة على قرص(CD-R) قابل للكتابة) بحيث يشمل جميع موضوعات الدراسة بالتفصيل , مع شرائح العرض بطريقة البوربوينت Power Point  أو غيرها .